人生は趣味と旅行と子育てと仕事と…忙しすぎる

日々感じたことや趣味のことをつらつらと。自分の考えの整理と少しでも他の方の参考になればいいなと。

出来ないことは恥ずかしいことではない

 

f:id:maximus-my:20180903175611p:plain

チームミーティング

今日は、奥さんが人間ドックを受けるため、代わりに子供の面倒を見る必要があることから、会社はお休みをしました。(まだ、始業式だから、幼稚園が半日しかない…)

朝から家事をこなしてたわけですが、仕事の事がどうにも気になるので、ちらちら業務端末を覗きながらとなってしまいました。こんな事態になった原因が最近気になることだったので、少し書いてみたいと思います。

 

「出来ない」と言わないことは恥ずかしいことではないし、むしろ迷惑…

社会に出て仕事をしているいと、当然沢山の人と関わることになります。一人で完結できる仕事なんて、ハッキリ言って存在しないと思います。

そんな中で、仕事を依頼したり、依頼されたり、指示を受けたり、指示をしたり、様々な関わりを持ちながらこなしていくことになります。

でも、時には自分には出来ないことや相手が受けられないことも出てくるでしょう。それも当たり前のことなんですが、どうも若手を中心に「出来ない」ということは恥ずかしいこと、許されないこと、という意識が強すぎる人が多いように感じます。

もちろん、状況によっては「出来ない」と言いづらい場合や頑張って完遂したい思いから、見通しは立たないのに「出来ます」と言ってしまったりすることもあるのはわかります。(私も、そういう気持ちが無いわけではないので)

 

ただ、無謀なやる気やその場しのぎの適当な返事が、後からどんな影響を及ぼすのか、もう少し考えるべきだと思います。

 

後から「出来ませんでした」は、最悪の結果しかもたらさない

チームで仕事をしているとき(に限らずですが)、その仕事を「やります」と言った場合、そのタスクはその人に割り当てられたことが、自他ともに認められます。つまり、その時点で、そのタスクを完遂する責任が発生するわけです。そして、他のタスクとともに全体スケジュールに組み込まれ、チームとしてゴールに向かって進捗していくことになります。

ここで重要なことは、自分のタスクが他のメンバーのタスクと関連しているということです。自分のタスクが遅れたり、完了できなくなった場合、他のタスクに影響が出たり、最悪巻き込まれて完遂できなくなります。そして、全体のミッションにも悪影響を与えることになります。

チームで実施していることなので、全員でリカバリーに入ることになるわけですが、全員に余分な仕事を発生させ、場合によってはスケジュール遅延が更に別のミッションやプロジェクトに波及する可能性すらあります。その先に利害関係のあるクライアントがいたら、更に目も当てられない事態に…

 

明確なチームを組んでいなくても、他者に影響を与える仕事の仕方は迷惑だけでなく、実害を伴うものであることを意識するべきです。

 

なぜ、「出来ません」と言えないのか

上司からの指示や断れない背景がある仕事の場合、「出来ません」ということは難しと感じることもあるでしょう。私もそういった経験はありますし、未だに言い出しづらいと思うことはあります。

それは「出来ない」ことが、自分の能力不足で恥ずかしいとか、やらないと怒られるとか、努力もしないで断ることが怠慢だと思われるとか、色々な意見があるでしょう。

怖い上司から、半ば脅されるような指示を受ける場合もあるでしょうし、避けられない依頼もあるでしょう。(例えば、その仕事をしないと会社が潰れるとか…)

しかし、私は「出来ます」とその場しのぎの回答をした場合のその後の影響のことが頭に浮かんでしまうので、出来ないときは「出来ません」と必ず言うようにします。これは、自分の能力不足がどうとか、ケチだとか、そういう話ではなく、依頼者に対しての誠意だと思っています。無責任に請け負って、後で「出来ませんでした」ということの、なんと不誠実なことかと考えてしまうからです。

 

「出来ません」で終わらず、出来るための提案をすることが重要

しかし、「出来ません」だけで終わってしまっては、やはりやらないことに変わりがない訳で、許される状況ばかりではないでしょう。もちろん、信用も少なからず失うことになります。

ですから、私は必ず「こうしたら出来る(のではないか?)」という提案をするようにしています。

例えば、2日後までに資料を仕上げてほしいと言われたとします。しかし、同じように2日後が締切の仕事が入っていた場合、「出来ません」と答えます。しかし、「3日後なら可能ですが、如何でしょうか?」といった提案をするようにします。もし、3日後でも間に合う仕事であれば、この仕事を断らずに済みます。また、期限が変更できない場合もありますが、すでに入っている仕事より優先度が高いのであれば、先に入っている仕事の期限を再度調整することで受けられる可能性もあります。

しかし、どちらの方法でも受けられない場合もあるでしょう。自分がどんなに頑張っても、物理的な時間と能力については、限りがあります。その場合、「やはり、出来ません」と回答せざるを得ないでしょう。しかし、無責任に受けても結局完遂出来ないのであれば、先に「出来ません」と言ったほうが相手も他の選択肢を選べる分、ベターな回答になると考えるべきです。

 

自分の気持ちだけでなく、相手の仕事やその先のことまで考えて回答することで、結局は自分を含めたチーム全体の仕事が上手く回るようになることでしょう。

 

依頼する側だって、「やる」と言ったことをやってもらえないと、とても困る

さて、冒頭の気になったことにつながるわけです。

私の仕事は、ちょっと特殊で、営業会社の中にいながら、企業向けのビジネスセミナーを企画・運営しています。当然、セミナーを実施するためには講師が必要で、社内外の様々な方に講演を依頼し、全体構成を作成し、実施するという一連の作業を一人で行っています。

今回も、そんなセミナーの企画段階で起こった出来事でした。

次回のセミナーは、ちょっとマニアックな方向性を出したかったので、社内の営業技術の担当Aさんに協力を依頼しました。当人が苦手な分野もあったので、相談の結果、東京から専門の人間を呼ぼうという事になりました。

私は窓口がわからなかったので、Aさんに確認したところ、よく一緒に仕事をしているので、自分から頭出しが出来ると提案がありました。7月の時点で8月中には調整を完了することも意識合わせをして、紹介してくれるのを待つことにしました。

しかし、1週間が過ぎ、2週間が過ぎ、全く進捗がないので、メールで突いてみたり、直接「待ってるよ~」、と声をかけたりして、何とか8月中に調整できるように手を尽くしたのですが、結局、未だにやってくれてないんですね。知ってる人に、ひと声かけてくれれば良いだけの簡単なお仕事だと思ったのですが、彼には荷が重かったようです。

そう思って、途中で何度か他の方法を提案したり期限を確認したりしたのですが、「やります」という返事をされてしまうと、それ以上こちらから何も言えなくなってしまうので、本当に厄介です。

最終的に今日を期限にしたので、進捗を確認しないと心配で仕方がないという状況になっており、本当に迷惑な話だと思ってしまいます。また、スケジュールに遅延が発生したので、後工程の人たちにも事情を話して、少し無理してもらわないといけません。

 

彼も迷惑をかけたくない、という思いで「やります」と言っているのかもしれませんが、依頼した方からしたら迷惑でしかない、ということも学んでほしいと思いました。

 

 

自分の考えを押し付けるつもりは無いものの、やはり最低限のことは理解してほしいですね。私も元々SEなので、技術系の人間が陥りがちな「視野が狭まる」感覚はわかるのですが、やはり視野は広く持つ意識を常に持たないと、すぐに周りが見えなくなってしまいます。 

なかなか、円滑に仕事を進めるということは、難しいものですね。